3 tips: Zo houd jij als ZZP-er je bedrijf gezond

Door ZZPfact Juli 6, 2018

Als ZZP-er heb ik in de afgelopen jaren met vallen en opstaan dingen geleerd die bepalend waren voor de gezondheid van mijn bedrijf. Hoe zorg je bijvoorbeeld dat je inkomsten en uitgaven in de hand houdt. Alles naar de boekhouder of alles zelf doen? Welke opties heb je om tegenslagen op te vangen? Hieronder lees je daar meer over. Heb je aanvullingen of opmerkingen laat het me dan gerust weten via een reactie, een mailtje ton@snoei.net of via twitter @tonsnoei.

1. Houdt controle over jouw inkomsten en uitgaven

De inkomende en uitgaande geldstroom van jouw bedrijf wordt ook wel cashflow genoemd. Dat gaat over de aan jou betaalde facturen en over de lasten die jij moet betalen.

Jouw inkomsten

Om je cashflow gezond te houden moet je zorgen dat er voldoende geld instroomt om je uitgaande geldstroom te voeden. Oftewel er moet voldoende gefactureerd worden om je rekeningen en je salaris kunt betalen. Zonder klanten ben je natuurlijk nergens, maar heb je klanten dan wil dat niet zeggen dat je je geld automatisch krijgt.

Tips om je inkomstenstroom op gang te houden

• Factureer op tijd. Laat je facturen niet versloffen, ook als het lekker gaat met je bedrijf. Bovendien eist de Belastingdienst dat je binnen 10 tot 15 dagen factureert na het leveren van je producten of diensten.
• Stuur herinnering direct na het verlopen van de betaalperiode van een factuur. Beter is nog om de klant te bellen voordat de betaalperiode uit de hand loopt. Wederzijds begrip helpt meestal een heel stuk meer bij krijgen van jouw geld dan het versturen van herinneringen of boze e-mails.
• Wanbetaler? Herinner op het beste tijdstip. Heb je moeite met het innen van bepaalde facturen bij particulieren en wordt er maar niet betaald? Mei en december zijn de beste momenten om je tegoed ten innen. Particulier zijn in deze maanden namelijk meer kapitaalkrachtig. In mei wordt het vakantiegeld gestort en in december een eventuele eindejaarsuitkering.
• Controleer de kredietwaardigheid van een klant als je daaraan twijfelt. Lijkt een klant verdacht, doe dan onderzoek. Breng bijvoorbeeld voor dat je met een potentiële klant in zee gaat, een bezoek bij hem/haar op locatie. Je krijgt dan in ieder geval een betere indruk van zijn of haar achtergrond.

Uitgaven

Om niet financieel niet ‘leeg te lopen’ is het belangrijk te zorgen dat er precies evenveel, maar liefst minder geld uit gaat dan dat er binnenkomt. Dat betekent dat je controle moet houden over je kosten. Zorg in ieder geval dat je zelf inzicht hebt in je uitgaven. Over inzicht vindt je later meer informatie.

Hieronder tips om je kosten in de hand te houden:

• Beperk de kosten. Ook al gaat het misschien goed met je bedrijf, denk goed na of je iets wel echt nodig hebt.
• Weet waar je aan begint. Als je kosten gaat maken, zorg dan dat je weet wat de consequenties zijn. Laat je bijvoorbeeld een websitebouwer een website voor je maken, spreek dan duidelijk af wat de kosten zullen zijn en wat daar voor geleverd wordt. Zo voorkom je dat je eindigt met een hele dure website of met een website waar je wel voor hebt betaald maar uiteindelijk nooit af komt.
• Voorkom langlopende verplichtingen. Abonnementen of lease-contracten kunnen een molensteen worden om je nek. Hoe meer je er hebt, hoe meer kosten je maandelijks hebt waar je niet zomaar vanaf kunt. Gaat het minder met je bedrijf, dan kun niet snijden in deze kosten. Heb je een mobiele telefoon nodig, koop deze dan los en schaf een los SIM-only abonnement aan. Er zijn tegenwoordig genoeg aanbieders die voor 1 of 2 euro extra een maandelijkse opzegtermijn aanbieden. Dat is op korte termijn duurder. Maar gaat het slecht dan kun je je abonnement makkelijk stopzetten.
• Factureer slim. De Belastingdienst eist dat je geleverde diensten of producten uiterlijk binnen 10 dagen na levering factureert. Deze datum is leidend voor BTW-afdracht. Verhuur je jezelf dan factureer je netjes aan het einde van de maand of aan het begin van de nieuwe maand. Bij het afdragen van de gefactureerde BTW maakt dat soms een groot verschil. Als je aan het einde van de maand factureert kun je in de situatie komen dat je wel BTW moet afdragen, maar deze nog niet hebt ontvangen. Factureer dus bij voorkeur aan het begin van de volgende maand. Je hebt dan een maand om de betaling van de factuur en BTW af te wachten voordat je de BTW moet afdragen. Natuurlijk wel zolang je de regels van de Belastingdienst niet overtreedt.

2. Financieel inzicht

Om te weten hoe je bedrijf er voor staat is inzicht in je financiële situatie superbelangrijk. Omdat de Belastingdienst ook inzicht in jouw bedrijfsgegevens wil, ben je verplicht een administratie te voeren. Dat betekent, als ZZP-er, dat je op de correcte manier facturen moet maken en bijhouden. Daarnaast zul je van al je uitgaven de bonnen/facturen moeten bewaren.

Zelf doen of uitbesteden

Het is prima mogelijk dat je de ‘administratieve rompslomp’ uitbesteed aan een boekhouder. Deze zorgt dat je administratie netjes op orde blijft. Daarnaast kan deze diverse aangiftes voor je verzorgen. Echter, dat is geen excuus om zelf niet precies te weten hoe het er met je bedrijf voor staat. Het nadeel van het hebben van een boekhouder is dat er geen noodzaak is om zelf volledige inzage te hebben in je financiële situatie.

Persoonlijk geef ik er de voorkeur mijn administratie helemaal zelf te doen en af en toe te laten controleren door een boekhouder. En, vergis je niet, jij bent en blijft de enige die volledig verantwoordelijk is voor jouw administratie. Dus ook voor de fouten van je boekhouder. Verdiep je daarom in de financiële kant van je bedrijf dan kom je niet voor verrassingen. Als je je realiseert dat de financiële gezondheid verdergaat dan het saldo van je bankrekening heb je je eerste stap in de goede richting gemaakt. Inzicht in onbetaalde facturen

Als je gemakkelijk kunt achterhalen welke klantfacturen er nog niet betaald zijn kun je daar op tijd actie op ondernemen. Zelf je facturatie maken in een spreadsheet kan prima, maar je bespaard vaak een hoop tijd en fouten door een echt factuurprogramma te gebruiken. Dat hoeft niet perse heel veel geld te kosten, maar kan zelfs gratis.

Inzicht in te betalen belasting

Zorg dat je overzicht houdt op de door jou te betalen BTW en inkomstenbelasting. Reserveer de bedragen indien mogelijk op een aparte bankrekening. Dan kom je nooit voor rare verassingen. Daarnaast vind ik het zelf wel handig om in mijn agenda een reminder te hebben wanneer ik me voor moet bereiden op de aangifte van de BTW en aangifte inkomstenbelasting.

3. Zorg voor een financiële buffer

Het is belangrijk om een financieel vangnet te hebben zodat je je bedrijf te kunnen continueren ook als het even tegenzit. Er zijn verschillende manieren om te zorgen dat je tegenslagen op kunt vangen:

• Sparen. Spaar een deel van je inkomen in goede tijden zodat je dat in slechte tijden aan kunt spreken. Zuinig zijn is ook als het goed gaat met je bedrijf een goede houding. Het kan je redding zijn.
• Verzekeren voor arbeidsongeschiktheid. Wordt je ziek dan is dat vaak een flinke aderlating voor je bedrijf. Je kunt je daar voor verzekeren bij reguliere verzekeraars. Maar ik ben zelf meer gecharmeerd van broodfondsen waarbij ZZP-ers voor elkaar zorgen als er bij 1 iets misgaat.
• Passief inkomen. Kijk of er een manier voor je is om een inkomen te vergaren dat ook doorloopt zonder daar continue mee bezig te zijn. Let wel, dat zijn geen zaken die geen tijd kosten maar wel dingen die zich achteraf zonder jouw tussenkomst uitbetalen. Ik heb bijvoorbeeld zelf verschillende zaken die mij een passief inkomen geven met wisselend succes. Als je veel kennis van een onderwerp hebt en je kunt een beetje schrijven kun je bijvoorbeeld een boek uitgeven. Ben je technisch dan kun je bijvoorbeeld software of apps maken en verkopen. Kun je een beetje overweg met Photoshop dan kun je T-shirts met zelf ontworpen prints aan de man brengen.

Bonus: Bespaar door onderzoek te doen en er een nachtje over te slapen

Je komt nog wel eens ondernemers tegen (waaronder ikzelf) die gewoon dingen net even te snel willen en dan keuzes maken waar niet goed genoeg over na is gedacht. Als je denkt dat je ergens uit bent. Slaap er dan gerust nog een paar nachtjes over en doe onderzoek. Het makkelijkst is natuurlijk om je directe omgeving om advies te vragen zoals: partner, familie, vrienden of collega’s. Ik kom zelf dan nog wel eens tot een ander inzicht.

Een extreem voorbeeld daarvan vindt ik een uitzending van het TV-programma “Ik vertrek” waar ooit een ondernemer voorbij kwam die vertrok naar het buitenland om een restaurant over te nemen. Zij was duidelijk onervaren en betaalde € 25.000,- voor goodwill (= een bedrag dat je betaald voor het overnemen van klanten) aan de voormalig eigenaar. In deze situatie was dat hoogst ongebruikelijk. De Engelse eigenaar maakte gebruik van haar onwetendheid. Ze had in haar situatie geen dubbeltje hoeven betalen. Ze had het kunnen weten als ze zich maar even had verdiept in de lokale regels.

In zo’n geval kun je jezelf dan wel voor je kop slaan. Echter, fouten kun je maken. Gaat het fout bagatelliseer zoiets dan niet maar probeer er van te leren. Je kunt je best voorstellen dat 1 zo’n fout al kan leiden tot het failliet van je bedrijf. Zij deed dat niet, maar deed de hele zaak af als “ondernemersrisico”…

Ik hoop dat dit je helpt bij je onderneming, welke dat ook is. Heb je vragen, neem gerust contact op.