Uitleg offerte. Dit is een voorbeeld van een gangbare offerteEen offerte is een document waarin je als verkopende partij (leverancier) een aanbod doet aan een kopende partij (klant). Dit document komt meestal tot stand op verzoek van een klant. Hierin geeft de leverancier aan tegen welke prijs goederen of diensten kunnen worden geleverd. Wat betreft opmaak lijkt een offerte erg veel op een factuur.

Een offerte bestaat meestal uit de volgende onderdelen:

  • Gegevens van de leverancier
  • Gegevens van de klant
  • Datum
  • Welke goederen en/of diensten er worden geleverd tegen welke voorwaarden en prijs
  • De eventuele BTW-totalen
  • Voorwaarden waaronder de offerte wordt uitgebracht (bijvoorbeeld met geldigheidstermijn, vrijblijvend e.d.)
  • Ruimte voor het ondertekenen.

Geldigheidstermijn van een offerte

Het is gebruikelijk dat een leverancier een geldigheidstermijn in de offerte opneemt. Dit is de periode waarin het aanbod aan de klant geldig is. Een gangbare geldigheidsduur is 30 dagen. Als deze periode verlopen is kan de klant niet meer automatisch gebruik maken van het aanbod. In de praktijk wordt de geldigheidsduur nog wel eens overschreden. Dat kan, als allebei de partijen daar geen bezwaar tegen hebben.

In tegenstelling wat vaak wordt gedacht, beschermt de geldigheidstermijn de klant en NIET de leverancier. De leverancier zal namelijk door deze gestelde geldigheidstermijn, het aanbod niet zomaar mogen intrekken. Hierover meer in de paragraaf “Offerte en de Nederlandse wet”.

Ondertekening van een offerte

Als de klant tevreden is over het aanbod, dan is het gebruikelijk dat het document wordt ondertekend met een tijd en datum. Hiermee komt een overeenkomst tot stand tussen klant en leverancier. Vervolgens zal de leverancier de goederen en diensten gaan leveren aan de klant. Dit heet juridisch gezien “de aanvaarding”.

Offerte en de Nederlandse wet

Een offerte is, volgens de Nederlandse Wet, een “formeel aanbod” tot het sluiten van een “formele overeenkomst”. Dat wil overigens niet zeggen dat bij een offerte geen rechten en plichten horen. Een offerte, het aanbod van een leverancier, kan niet zomaar worden ingetrokken door de leverancier.

In de volgende situaties kan een offerte niet worden ingetrokken door de leverancier:

  • Offertes met een geldigheidstermijn. Deze kunnen niet zomaar worden ingetrokken. Het aanbod verloopt wel automatisch na het verlopen van de geldigheidstermijn. Mits het aanbod niet eerder wordt aanvaard door de klant natuurlijk.
  • Een onherroepelijke offerte. Als er in is opgenomen dat deze “onherroepelijk” is of uit de situatie blijkt dat dat zo is, kan deze niet door de leverancier worden ingetrokken.

In de volgende situaties kan een offerte wel worden ingetrokken:

  • Ontbrekende geldigheidstermijn kunnen vóór aanvaarding gewoon worden ingetrokken.
  • Vrijblijvende offertes. Een offerte die ‘vrijblijvend’ is gedaan mag zowel vóór, als direct na aanvaarding, door de leverancier worden ingetrokken. Wel is het van belang dat er, bij het intrekken na aanvaarding, niet te lang wordt gewacht.

In alle gevallen is de klant natuurlijk vrij om niet in te gaan op het aanbod van de leverancier. Een offerte is dus voor de klant ten allen tijden vrijblijvend.